書類はいつまで保管すればいい？

１．書類の保管はどうすればいい？

1-1書類の種類について

医科歯科で出る書類は請求書や日計などの経理書類、カルテなどの診療記録書類があるかと思います。書類によって保管期間が異なるため注意が必要です。したがって原則全ての書類は捨てずに保管することをお勧めいたします。

1-2帳簿書類の保存期間について

帳簿書類等の税法上の保存期間は、法人は９年間個人７年間保存する義務があります。

・貸借対照表
・損益計算書
・契約書
・注文書
・請求書
・領収書
・通帳
・棚卸表
・総勘定元帳
・現金出納帳
・固定資産台帳
・売掛金元帳
・買掛金元帳
・売上帳
・仕入帳

1-3診療書類

診療書類の保存期間は医師法上５年間の保存義務がございます。
一方でマイナンバーについては、保存期間後終了後には廃棄する必要がありますので、注意が必要です。

1-4書類の保管方法について

書類の保管方法については原則原本の紙のままの保管が必要です。保管方法については年度ごとに箱に入れて管理することをお勧めいたします。またその際に法的に廃棄しても問題なくなる日付、もしくは廃棄してなくてはいけない日付を書いておくと分かりやすいでしょう。

2.経理ソフトによる管理について

現在では多くの会計ソフトが出ており、簿記の知識がなくてもある程度の仕訳が出来るようになりました。医科歯科業界で見てみると会計ソフトを使って経理を行っているところは、非常に少ないです。現金出納帳や経費帳などの最低限の帳簿書類を作成していて、会計事務所や税理士事務所へ記帳を依頼しています。

３．スタッフへどこまで管理を任せるか。

最低スタッフにお願いするのは、領収書関係の整理や窓口現金の管理です。日付順に並べ、領収書に交際費の詳細、例えば誰と一緒だったかなど書き込みをするといいでしょう。
さらに奥様が事務をしている場合は、奥様が帳簿をつけて財務面を管理していることが、専従者給与を出す理由付けになり、正当性が増します。

まとめ

いかがでしたか？書類の保存期間には種類によって保存期間が違う場合があったり、データではなく紙で保存する必要があったりなど注意が必要でしたね。ただし今後はデジタル化が医科歯科業界でも進んでいくことが予想されます。マイナンバー制になると電子カルテで管理されるようになります。そうなると、今度はコンピューターのセキュリティーなどについてもしっかりと管理する必要が出てくるので、よりIT全般のリテラシーが必要になってきます。

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