歯科・医科クリニック 在庫管理のデジタル化でできること

1．はじめに

医院運営に欠かせない業務である「在庫管理」。在庫切れがあると患者さんの治療に影響が出てしまうため、日々細心の注意を払って管理されていることと思います。しかし、その多くは多忙な業務の中でなんとかこなすスタッフや急なトラブルに対応してくださる取引業者さんにより成り立っているという医院も多いのではないでしょうか？
従来の人に頼ったやり方では、引き継ぎ時のトラブルやスタッフの心理的負担、そして場合によっては発注ミスで不動在庫が増加する恐れもあります。

本日は、そんな在庫管理を効率化する「在庫管理のデジタル化」についてご説明したいと思います。

2.在庫管理のデジタル化とは何か？

従来の在庫管理は、Excelやノートを使い人が手作業で管理・発注する業務です。
在庫管理を担当するスタッフの中には常に「在庫が切れないか不安」という思いで、遅くまで残業するケースもあると聞きます。

ですが、最近では㈱スマートショッピングが提供する『スマートマット』のようなIoT製品（あらゆるモノをインターネットにつなぐ技術）も出てきており、これを活用することで普段の在庫管理・発注業務を早く終わらせることができるようになります。

スマートマットは、通信機能付きの重量計です。
もともとは、歯科・医科クリニックに特化した商品ではありませんでしたが、最近では歯科・医科での活用も増えてきているようです。
具体的な使い方としては、倉庫室のラック上や診療エリアの棚の中、引き出しの中など在庫を管理している場所にスマートマットを設置し、その上に歯科材料や医療用消耗品などを置きます。
マットのサイズは

A3（30×30×３cm）、A4（20×30×3cm）、A5（15×20×3.2cm）
の3サイズ展開

で、さまざまなサイズの医療材料などに柔軟に対応できます。

同社の「スマートマットクラウド」というサービスでは、置かれた医療材料などの重量や個数などを定期的にカウントしクラウド上で管理します。
管理するものは在庫状況や過去の発注履歴などで、専用アプリケーションは必要なくWEBブラウザで随時確認できます。
在庫が発注点を下回ると院内に通知され、スマートマットクラウドを経由してディーラーへFAXやメールで自動発注されます。医院が現在取引しているディーラーへ発注されるため、取引先を変更する必要はありません。

3.在庫管理のデジタル化で得られるメリット

在庫管理をデジタル化することで得られるメリットは大きく３つです。

管理を効率化し、在庫の発注や管理業務の時間を削減

これまで、Excelなどで人が管理していた在庫を機械が自動で管理できるようになることで作業時間を削減します。空いた時間で院長先生やスタッフは治療やその他の業務に専念できるようになります。

無駄な発注・無駄遣いを削減し、収益性を強化できる

デジタル管理することによって余分な在庫を抱える必要がなくなるため、収益性を強化することができます。また、本来の消費量に対して発注数が多い、まだ使えるのに捨てているなどの医院の課題解決も期待できます。

発注漏れによる欠品予防

在庫の残量を自動で計測し自動発注するため、発注漏れによる欠品を予防します。多種多様な商品を人が管理することはこれまで大きな負担となっていましたが、自動で管理することで人的ミスを抑制します。スタッフの心理的不安の払拭も期待できるでしょう。

4.会計面でも役に立つ！

在庫管理のデジタル化は会計面でも役立ちます。

毎年の棚卸しが楽になる

決算期に必ずしなければならない棚卸しの作業。面倒ですが、1年間の売上を決定するために必要となる重要な作業です。
私たちも普段から院長先生とお話しする中で、チェック項目や請求書と照らし合わせて人が目視で確認していくやり方でされている医院さんも多いと感じています。日頃から在庫をデジタル管理しておくことで、毎年の棚卸作業もずいぶん楽になると考えられます。

▼関連記事「歯科・医科クリニック　棚卸の基礎知識」
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より正確な経営判断ができる

先ほどの棚卸しにも関連しますが、クリニックなどでは現状年に1回実地棚卸しをしているところが多いです。在庫管理をデジタル化することで毎月実地確認できるため、より正確な売上総利益を把握することができます。ひいては、月次試算表の精度が上がり、より正確な経営判断を行うことができるようになります。

5.導入にはどれくらい時間がかかる？

申込み後から1ヶ月以内で稼働する準備が整うようです。導入には、メーカーの担当者が医院に直接伺い、設置や初期設定もしていただけます。また、申込み後には、在庫を管理するためのデータベース作成や取引ディーラーの設定などが必要となりますのでその点はご留意いただければと思います。

6.まとめ

いかがでしたでしょうか？
本日は、歯科・医科クリニックの棚卸のデジタル化についてご説明いたしました。
在庫管理の負担軽減・発注の効率化、医院全体の生産性効率化のためにも、導入を検討されてみてはいかがでしょうか？今回ご紹介した「スマートマットクラウド」はIT導入補助金も活用できるようですので、気になる方は弊社までお尋ねください。

その他、もっと知りたい、医療法人化について適切なアドバイスが欲しい等ありましたら随時ご相談をお受けしておりますので、ご遠慮なくお問い合わせください。

▼スマートマットクラウド
https://www.smartmat.io/

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