LINE公式アカウントとLINE WORKSの医療機関での活用方法

1.はじめに

近年、医療機関においても様々な既存サービスを組み合わせて活用することで、業務の効率化や患者満足度向上を図っていくことが重要になってきています。その一環として、LINE公式アカウントやLINE WORKSを利用される医療機関も増えてきています。本記事では、医療機関でのLINE公式アカウントとLINE WORKSの活用方法やメリットを解説します。

2.LINE公式アカウントを活用した患者とのコミュニケーション

LINE公式アカウントは、企業や組織がLINE上で顧客とコミュニケーションを図るためのツールです。医療機関においても、患者さんとのコミュニケーションを円滑に進めるために導入するところが増えています。

予約管理とリマインダー通知

医療機関としてLINE公式アカウントを作り、患者さんに案内してそのアカウントと友達になってもらえば、患者さんはLINEを通じて医療機関と簡単にやりとりをすることができるようになります。例えばLINEで予約を取ったり、キャンセルや変更をすることができます。また、リマインダー機能を活用して、予約日の前日に通知を送ることで、来院忘れやキャンセルの減少にも繋がります。

人は約束をできるだけ破りたくはないものです。さらに前日に「明日忘れないでくださいね」とわざわざ連絡が来ればなおさらちゃんと行かないとと思うものです。以前は、携帯電話のSMSを使ったり電話での案内をされていた医療機関も最近ではLINEを使っての運用に変更されるところも増えています。

情報発信

例えば、イレギュラーな休診日の連絡や、急な予約のキャンセルで空き枠ができた時などに、患者さんに即時に情報発信することができます。また、健康に関する情報やお知らせなどを定期的に発信することで、患者さんとの関係性を維持し、リピート来院も促すことができます。ただし、発信頻度を多くしすぎるとブロックされる可能性も高まりますので注意が必要です。多くても週に1、2度くらいをおすすめしています。

患者さんからの問い合わせ対応

LINE公式アカウントを通じて、患者さんからの質問や相談に素早く対応できます。特に若い世代では、電話で問い合わせすることにハードルを感じる方が多いとも言われていますが、普段使っているLINEを使うことで気軽に問い合わせをする環境を提供することができます。

運用上の注意点

あたりまえですが、個人情報の取り扱いには十分気をつけましょう。また、ツールとしてLINEを使っているだけで、医院として患者さんとやり取りしていることには変わりません。くだけすぎず、適切なコミュニケーションが取れているかに十分注意を払いながら運用していくことが重要です。

3.LINE WORKSを活用した院内コミュニケーションと情報共有

続いてLINE WORKSです。同じ「LINE」関連のサービスですが、個人が使う「LINE」とも前述したの公式アカウントとも違う別物となります。使用するアプリも「LINE WORKS」という別のアプリです。

LINE WORKSのとは？

LINE WORKSは、主にスタッフ間のコミュニケーションや情報共有を効率化するためのツールです。医療機関においても、院内コミュニケーションの円滑化や情報共有の効率化に役立ちますし、LINEを使っている人は学習コストなくすぐに使うことができるので導入するところが増えています。

スタッフ間のコミュニケーション

LINE WORKSを使って、スタッフ同士が簡単に連絡を取り合ったり、グループチャットを活用してチームで情報共有を行ったりできます。個人のLINEでも同じことができますが、個人のLINEと違うのは、組織がアカウントやファイルなどの情報資産を管理しているという点です。もし個人のLINEで業務的なやり取りをすると、個人のLINEアカウントに業務的な情報が紐づいてしまいます。退職したあとも業務上の情報を個人でそのまま持っている状態になるというリスクがあります。プライベートと仕事をしっかり分けるために、LINE WORKSを使って医院側でアカウントを発行し、業務的なやり取りは個人LINEでは行わず、必ずLINE WORKSで行うという取り決めをするようにしましょう。

タスク管理と進捗共有

タスク管理機能を利用することで、業務上のタスクやさまざまな院内のプロジェクトの進捗状況をリアルタイムで共有し、スムーズな業務遂行が可能になります。特にスタッフの人数が多い医院にはフィットする機能です。

ドキュメントの共有と編集

LINE WORKS内でドキュメントの共有や編集ができるため、情報の整理や管理が容易になります。これも個人のLINEを使ったデータのやり取りをしないで済む、つまり情報流出リスクを減らせる一機能です。

運用上の注意

管理者権限のあるアカウント情報は経営者だけが知っていることが望ましいです。また、退職者が出た場合は速やかにアカウントの削除を行い、退職者が医院のLINE WORKS上のデータにアクセスできないようにしましょう。2023年4月現在、一定の機能は100名までは無料で使うことができますが、100名を超えると有料になります。また、データを最大10年保存したい場合も有料となるなど、無料プラント有料プランでは機能面で差がありますので、料金プランをよく読んで登録するようにしましょう。

4.まとめ

医療機関において、LINE公式アカウントとLINE WORKSを導入することで、患者さんとのコミュニケーションや院内の情報共有が効率化され、業務の効率化やコスト削減が実現できます。また、患者満足度の向上や情報セキュリティの強化にも繋がります。全く知らなかったという医療機関の経営者の方は、LINE公式アカウントとLINE WORKSの活用は、一度検討されてもよいかもしれません。

LINE公式アカウントのサービスページ
https://www.linebiz.com/jp/service/line-official-account/2/
LINE WORKSのサービスページ
https://line.worksmobile.com/jp/

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