従業員が知っておくべき「インボイス制度」

1.はじめに

令和5年10月1日よりインボイス制度がスタートします。本稿でもインボイスをテーマに様々な内容を掲載させていただいておりますが、本日は会社で出張等がある従業員の方にもインボイスについて把握していただきたく「従業員が知っておくべきインボイス制度」というテーマでご紹介させていただきたいと思います。

2.従業員も知っておくべきインボイスの3つのポイント

①インボイス制度で何がかわるのか？

免税事業者から仕入れた場合、仕入税額控除ができなくなります。
消費税は、売上げ時に預かった消費税から仕入れた時に支払った消費税の差額を納付します。しかし、インボイス制度後は仕入先が免税事業者の場合「仕入に係る税額は控除不可」となるため、納税額が多くなる可能性があります。
※6年間の経過措置により仕入消費税額の一部は控除可能

②従業員は「領収書」を受け取るときに注意！

会社の経費を立て替え支払いした場合、適格請求書である「領収書」の確認が必要です。
インボイス制度後は、会社で使用する物品購入・飲食費用などを立て替えて支払った際に受け取る「領収書」が適格請求書となります。この適格請求書には課税事業者であることを示す「登録番号」と「税率・消費税額」の記載が必要です。そのため、領収書を受領した際には正しい記載がされているかの確認を行う必要があります。
※登録番号がない免税事業者から購入した場合も経費としては認められます

③適格請求書（領収書・請求書など）とはどのようなもの？

次の項目が記載された書類です。

Ⅰ．発行者の名称（氏名）・登録番号
Ⅱ．取引年月日
Ⅲ．取引内容
Ⅳ．取引額を税率ごとに区分した合計
Ⅴ．Ⅳに対する消費税額と適用税率
Ⅵ．請求書の受領者名

※タクシーや小売店などは、税率または消費税額のいずれかの記載で構いません（適格簡易請求書）

3.では、具体的に領収書を受け取ったときに確認すべきことは？

①領収書の確認

インボイス制度後は、従来の日付・金額・取引先名・取引内容に加え「登録番号・消費税額または消費税率」が記載されているか確認してください。登録番号がない事業者もあるため、記載漏れか、登録番号がないかも確認します。
※追記はＮＧ！

消費税額・消費税率・登録番号などの記載が漏れていた場合は、領収書の再発行を依頼します。受け取った側が後から追記することは認められていません。
また、インボイス制度後は、少額取引であっても領収書が必要となります。
ただし、次の取引については領収書が無くても構いません。（3万円未満の場合）

Ⅰ．公共交通機関（電車・バスなど）
Ⅱ．自動販売機などによる商品の購入
Ⅲ．郵便ポストに投函する郵便物

※経費精算時の領収書提出については社内規定に従いましょう

②電子取引で交付された領収書の保存は？

2024年1月より電子取引で授受した請求書・領収書などは電子データのまま保存が完全義務化となります。電子取引とは、メールやインターネットを介して領収書などを授受することです。例えばＡｍａｚｏｎで購入したものを経費精算する場合、電子取引に則った処理（データのまま提出）が必要です。
具体的には、Ａｍａｚｏｎのサイトより領収書をダウンロードするか、スクリーンショットなどを電子保存します。

4.まとめ

今回は従業員の方にも覚えていただく必要があるテーマにてご案内させていただきました。特に学会や出張で外出されることが多い方は、外出先でも今回の内容を頭の片隅に留めておいていただけますと幸いです。

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