ペーパーレス化で業務負担を軽減！電子帳簿保存法

１．電子帳簿保存法とは？

経済社会のデジタル化を踏まえ、経理の電子化による生産性の向上、帳簿水準の向上等に資するため、電子帳簿保存法が改正されました。（令和4年1月1日施行）

電子帳簿保存法とは、各税法で原則紙で保存が義務付けられている帳簿書類について、一定の要件を満たした場合に電磁的記録（電子データ）による保存ができるというものです。
電磁的記録による保存は、「電子帳簿等保存」「スキャナ保存」「電子取引」の3種類に区分されます。

２．電子帳簿の３つの区分

令和4年1月1日以降の取扱いを3つの区分毎に説明いたします。

① 電子帳簿保存

電子帳簿保存とは、会計ソフト等で作成した帳簿や電子的に作成した国税関係書類をデータのまま保存することです。総勘定元帳を紙で保存する必要がなくなります。

改正前はこの方法で保存するためには、事前に税務署長の承認が必要でしたが、事前承認は不要とされました。
また、訂正削除履歴や検索要件を備える等優良な電子帳簿の要件を満たして届出書を提出している場合は、過少申告加算税の5%軽減や所得税の青色申告特別控除65万円が適用できます。

② スキャナ保存

スキャナ保存とは、紙で受領・作成した書類を画像で保存することです。領収書等を紙で保存する必要がなくなります。
この方法も税務署長の事前承認が不要とされました。

改正前は書類の受領後3日以内にタイムスタンプを付与、検索機能の確保、相互牽制体制が必要等の要件がありましたが、タイムスタンプの付与期間が最長2月以内に延長され検索機能、相互牽制体制も不要になりました。また、要件を満たすクラウド等により保存する場合はタイムスタンプも不要となりました。
スキャナ保存が行われた書類について仮装隠蔽があった場合にその事実に関し生じた申告漏れがあったときは、重加算税が10%加重されることとなりました。

③ 電子取引

取引先から電子メールやネット上から授受した契約書や領収書等の取引情報をデータで保存することです。
スキャナ保存と同様にタイムスタンプ要件及び一部の検索要件が不要とされ、重加算税の10%加重措置も設けられました。

３．最後に

身近にあるさまざまものがネットワークにつながる今の社会において、経理業務のペーパーレス化も避けては通れない問題です。一方で、電子帳簿保存を導入するには新たなシステムの導入や、経理担当者の業務体制再構築などをする必要があります。適用要件をしっかりと抑えた上で、早目に準備を始めましょう。

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